Dans les couloirs d'un hypermarché, il y a une tâche que personne ne voit mais que tout le monde subit quand elle est mal faite : le planning. Des centaines de collaborateurs, des dizaines de rayons, du temps partiel, des ouvertures le dimanche, des pics saisonniers, de l'absentéisme, de l'intérim. Et pourtant, dans beaucoup de magasins, cette organisation repose encore sur Excel et un tableau blanc accroché dans le bureau du chef de rayon. C'est exactement ce problème que Skello a décidé d'attaquer, il y a dix ans. Pour comprendre comment, j'ai reçu sur le podcast Raphaël Loevenbruck, directeur commercial retail chez Skello.

De la restauration à la grande distribution

Dans la conscience collective, Skello reste souvent associé à la restauration et à l'hôtellerie. C'est là que l'aventure a commencé. Mais Raphaël, qui se définit lui-même comme « un bébé Skello », huit ans dans la boîte, arrivé quasiment dès les débuts, raconte une autre réalité. « Il y a huit ans déjà, on travaillait avec certains Carrefour, des Intermarché, des U. Donc c'est quand même un outil qui a très vite compris qu'il y avait des gros enjeux et un gros potentiel à équiper la grande distribution française. »

La grande distribution n'est pas venue chercher Skello par hasard. « Ce sont eux qui sont venus vers nous. On a commencé à avoir des demandes entrantes d'Intermarchés qui nous ont dit : on voit ce que vous faites sur la restauration, ça pourrait nous intéresser parce que nous on est sur Excel, papier, ou sur des outils qui sont assez vieillissants. »

Raphaël connaît le secteur de l'intérieur. Avant Skello, il a passé deux ans chez Decathlon, une expérience qu'il décrit comme fondatrice pour comprendre les enjeux terrain de la grande distribution.

30 heures perdues par mois, et l'objectif de les réduire à 1

La promesse de Skello se résume à un chiffre brutal. « On a fait pas mal de questionnaires auprès de nos clients pour savoir combien ils perdaient de temps sur la planification. Le résultat sur de la grande distribution, c'est que si je prends l'ensemble des personnes qui travaillent sur un planning, on a 30 heures perdues par mois. C'est énorme. Et l'objectif de Skello, c'est vraiment de passer de 30 heures à 1 heure. »

Ce que résout Skello qu'Excel ne résout pas, c'est d'abord la fragmentation. « Je vais avoir mon Excel pour faire mes plannings, une feuille papier pour faire émarger mes collaborateurs, un manager qui travaille sur papier, un autre sur Excel, et je vais envoyer des feuilles navettes pour préparer la paie avec plein de supports différents. Donc en fait, je n'ai pas quelque chose qui centralise cette donnée sur un seul et même support et qui permet d'éviter la ressaisie, de faire de l'automatisation. »

L'autre angle mort d'Excel : le cadre légal et ses alertes de convention collective, que l'outil ne gère tout simplement pas.

Un algorithme qui mange des contraintes

Faire un planning, ce n'est pas mettre des noms dans des cases. Raphaël détaille les couches de contraintes que l'outil doit intégrer. D'abord le cadre légal : « On a intégré la convention 2216 à l'outil. En un clic, j'ai ma convention qui me permet de façonner mon Skello par rapport à ça. J'ai toutes mes alertes légales, tous mes taux de majoration par rapport à la paie qui viennent se mettre à jour. »

Ensuite les compétences : « Un caissier ou une caissière, si je la mets en rayon pour faire du facing, ça fonctionne pas forcément. » Puis les desiderata : « On doit prendre en compte les disponibilités, indisponibilités. On doit prendre en compte l'équité aussi. Quelqu'un ne doit pas faire tous les dimanches parce que c'est plus contraignant que de faire la semaine. »

Et enfin, la performance financière. « Je dois contrôler cette masse salariale. Je dois faire en sorte qu'elle soit en dessous de 7%, 6%. Et je dois faire en sorte que j'aie les bonnes personnes au bon moment, au bon endroit en fonction d'un chiffre d'affaires, et ce chiffre d'affaires, on va le maille fine avec une granularité au quart d'heure. Un nombre d'articles, donc le panier moyen. Et l'affluence du magasin. Avec ces trois données-là, on va pouvoir dessiner un plan de charge. »

L'exemple qu'il donne est concret : « Si Gérard encaisse, il doit avoir une productivité horaire de 100 euros au quart d'heure. Si je fais 500 euros sur ce quart d'heure-là, il me faut 5 caissiers-caissières. »

Le côté collaboratif est une rupture majeure : le salarié devient acteur de son planning via une application mobile, et non plus simple exécutant d'un tableau imposé. « Le rêve que j'ai, c'est que je me réveille, ma première application c'est Skello. J'ouvre, je regarde avec qui je travaille, je regarde mon solde de congé payé, si je veux mettre une indisponibilité de manière récurrente, comme ce mercredi matin de Martine qui doit aller chercher son enfant à la nounou, je le fais, et du coup mon responsable il l'a. »

L'IA : un copilote, pas un pilote automatique

Skello a intégré une couche d'IA depuis un peu plus d'un an. Raphaël est clair sur ce qu'elle fait et sur ce qu'elle ne fait pas. « L'IA, comme elle est intégrée à Skello, elle connaît la donnée. Et du coup, elle te permet, au lieu de te dire : j'ai cette donnée, j'ai cette donnée, maintenant à moi de faire un planning, non. Je vais donner cette donnée à l'IA, je vais lui donner des contraintes que je veux qu'elle respecte, et ensuite c'est elle qui va me dire : voici ton premier planning. »

Le deuxième cas d'usage illustre la puissance de l'IA sur la ligne de caisse. « J'ai une ligne de caisse de 20 caisses, peut-être 50 personnes compétentes pour la faire. On lui intègre le chiffre d'affaires au quart d'heure, une productivité horaire à respecter, une fluctuation d'affluence prévisionnelle, les compétences, tout un tas de contraintes. Et c'est l'IA qui dit : OK, voici ton premier planning. Plus tu vas l'alimenter, plus il va comprendre et plus il va faire des choses particulièrement précises. »

Mais Raphaël insiste sur une limite philosophique revendiquée. « Il y a deux gros problèmes à l'IA aujourd'hui. D'une part, ça peut être hyper opaque. Ça veut dire que je ne sais pas pourquoi elle m'a proposé ce planning. Nous, on ne veut surtout pas avoir une IA qu'on subit. On veut vraiment être actifs, la paramétrer nous-mêmes et pouvoir la modifier. Et deuxièmement : c'est l'humain qui décide. C'est pas l'IA qui décide pour nous. »

Sur la météo, Skello est honnête sur ses limites actuelles mais transparent sur sa feuille de route : intégrer demain les données météo pour anticiper l'affluence magasin à la journée.« Pour un Leclerc, s'il ne fait pas beau, ça cartonne. S'il fait très très beau, il y a moins de gens. »

Gérer l'aléa : le remplacement intelligent

L'un des cas d'usage les plus concrets concerne la gestion de l'imprévu. Raphaël prend l'exemple d'un Leclerc à Biarritz en été, avec un pool de CDD étudiants moins fidélisés. « L'un des vrais sujets d'un responsable de rayon, c'est de gérer l'aléa. Qu'est-ce que je fais quand quelqu'un me fait faux bond d'un jour à l'autre ? »

La réponse de Skello : « Du remplacement hyper intelligent. Tu vas cliquer sur un bouton, tu demandes à Skello de trouver la personne la plus pertinente pour ce créneau. La personne la plus compétente pour ce poste, avec un compteur d'heures plutôt négatif, qui respecte le cadre légal si on lui rajoute ce créneau, et qui est disponible, en respectant les desiderata de Martine qui doit aller chercher son enfant le matin. Et c'est là où les managers perdent du temps : sur qui peut faire ce remplacement. Là, c'est Skello qui réfléchit. »

Fidélisation, marque employeur et vision 2030

Dans un contexte de turnover élevé et de recrutements de plus en plus courts, intérim, saisonniers, jobs étudiants, Skello se positionne désormais comme outil de fidélisation autant que de planification, en donnant aux salariés une visibilité et une équité qu'ils n'avaient pas avant. « 90 % des salariés qui travaillent avec Skello cherchent un employeur qui travaille avec Skello. Pourquoi ? Parce que quelqu'un qui travaille avec Skello, c'est quelqu'un qui a de l'équité dans ses plannings, qui a de la fiabilité dans sa paie. »

La vision à terme est encore plus ambitieuse. « Skello, c'est un outil de mise en relation employé-employeur. Mais même au-delà de ça, de mise en relation de demandeur d'emploi. Demain, je suis au chômage, je mets mon CV, mes compétences, et je peux devenir employé. »

Sur le planning de 2030, Raphaël cite un adhérent du groupe Mousquetaires qui lui a soumis la meilleure synthèse possible : « Toi, tu as eu ton bac à 18,2. Moi, ma masse salariale, mon chiffre d'affaires, mes ratios, je les gère à six décimales après la virgule. Donc nous, on doit apporter quelque chose d'hyper précis. »

Le planning de demain selon Skello : hyper précis sur les données, hyper collaboratif sur l'humain. « Quand je suis dans des environnements aussi exigeants et précis, si je n'ai pas l'humain à côté, ça capote complètement. »

Pour les magasins qui souhaitent tester la solution, Skello est référencé chez les quatre grandes coopératives et groupements, Leclerc, Mousquetaires, U, Carrefour, et accessible via skello.io.