Comment gérer (au mieux) ses frais de personnel et sa productivité

En effet, trop vouloir comprimer les frais de gestion d’un rayon, de son espace de vente, c’est prendre le risque de perdre en qualité de service.

Voici quelques conseils pour bien gérer ses frais de personnel sans dénigrer l’expérience client ni perdre en chiffre d’affaires.

Faire la différence entre la masse salariale et le nombre d’heures travaillées.

La masse salariale, c’est le cumul des rémunérations brutes des salariés, hors cotisations patronales.

La productivité correspond quant à elle au nombre d’heures qui ont été utilisées dans un service pour sortir son CA. Cela nous permet de déterminer  le CA dégagé par heure travaillée.

Travailler uniquement sur la ligne masse salariale est donc insuffisant car souvent le manager n’a pas vraiment la maîtrise de cette ligne. Il peut par exemple hériter d’une équipe dont certaines personnes ont bénéficié d’augmentations salariales accordées par une précédente direction. Le manager peut “subir” également une pyramide des âges qui pourrait lui être défavorable en termes de masse salariale (une équipe majoritairement composée de personnes avec une forte ancienneté). Citons comme dernier exemple les arrêts de travail qui sont en partie à la charge de l’employeur et qui viennent donc impacter la masse salariale, alors que le manager n’y peut rien et en plus il ne pourra généralement pas remplacer ces personnes..

Par contre, le manager a totalement la main sur les heures travaillées. C’est lui qui fait les emplois du temps, qui accorde les congés, qui planifie les repos, qui décide de remplacer ou pas son personnel en congés, etc… Il est donc censé positionner des heures quand le flux client et le flux de marchandise le nécessitent. Évaluer la performance du manager sur la productivité qu’il dégage est par conséquent plus juste car il la maîtrise totalement.

Piloter la productivité grâce à un tableau

Suivre l’évolution des charges quotidiennement

Des frais de personnel trop élevés, ou non maîtrisés, peuvent faire baisser la performance économique d’un rayon. Il est donc important de les anticiper en les calculant proportionnellement aux résultats prévisionnels. Trois points sont à prendre en compte dans le mode de calcul des frais :

1. L’évolution du CA: Il faut donc, dans un premier temps, établir un chiffre d’affaires prévisionnel. En fonction de ce dernier et de son évolution par rapport à n et n-1,  le manager aura peut-être la possibilité de négocier de la main d'œuvre supplémentaire auprès de son supérieur ou, à l’inverse, il sera peut-être contraint de ne pas remplacer une personne qui quitte la société.
2. Les charges du rayon: il sera également nécessaire d’avoir une idée la plus précise possible des charges prévisionnelles qui vont peser sur le rayon (achats de marchandise, la masse salariale, le coût des consommables, le coût des dépenses énergétiques, etc…). Si le manager parvient à maîtriser certains coûts, il pourra se donner un peu plus de liberté sur d’autres..
3. La marge semi-nette: Le manager devra piloter cette marge en maîtrisant les lignes du compte d’exploitation qui l’alimentent (toutes les lignes de charges que nous avons vues précédemment).
   

Poser des actions quotidiennes pour piloter et maîtriser ses frais

Faire la chasse aux heures perdues

C'est une façon d’optimiser les heures à disposition et de travailler de façon rationnelle et pertinente. Par exemple, c’est positionner son personnel au bon endroit et au bon moment (en fonction des livraisons), ou encore chercher à limiter ou à rentabiliser  les allers/retours entre le rayon et la réserve.

Heures supp’ ou heures non majorées ?

Les heures supplémentaires coûtent chers, il est donc nécessaire de les limiter au maximum voire de les supprimer afin de maîtriser ses frais de personnel. Toutefois, dans certains cas, elles peuvent s’avérer utiles. En effet, solliciter un intérimaire qui ne connaît ni le magasin, ni le rayon, n’est pas forcément un choix idéal car il va nécessairement perdre du temps du fait de son manque de repère et il va travailler plus lentement. Au final, il peut nous coûter moins cher en frais de personnel de faire faire quelques heures de travail en plus auprès d’un profil qualifié et déjà formé plutôt que de faire intervenir un intérimaire non initié aux habitudes de travail du rayon.

Faire attention aux heures effectuées sur les jours fériés et les dimanches

Ces heures pèsent lourd dans la balance des charges puisqu’elles sont généralement majorées. Il faut donc être extrêmement vigilant lorsque nous en programmons.

Autres conseils pour gérer ses heures et les répartir au mieux :

• Faire basculer les collaborateurs d’un rayon à un autre ou d’un poste à un autre lorsque cela est nécessaire et possible (si le contrat le permet).
• Pour limiter le turn over et économiser du personnel: réfléchir au type de management que l’on souhaite mettre en place. Il ne doit pas être trop agressif, être bienveillant afin d’éviter les arrêts maladie, les départs et remplacements incessants.
• Dans certains points de vente il est préférable, les jours fériés ainsi que les dimanches, de fermer les rayons traditionnels et de basculer l’offre en frais emballé.

Ne pas oublier de faire du commerce, avant tout !

Il ne faut pas tomber dans le piège de trop comprimer les frais de personnel. Il est certes nécessaire de les maîtriser afin qu’ils soient cohérents par rapport à une évolution du CA. Mais il ne faut pas non plus appauvrir l’expérience d’achat du client dans le point de vente faute de personnel. Des rayons vides ou mal entretenus, une absence de conseil et d’accompagnement, un personnel présent peu serviable et aimable car épuisé par des rythmes effrénés, seraient dangereux pour la pérennité du point de vente. N’oublions jamais que nous sommes des commerçants avant tout et que la satisfaction de nos clients est notre priorité absolue !