La gestion des plannings des équipes en grande distribution : vers la fin du papier ?

Malgré les possibilités ouvertes par les nouvelles technologies, les magasins n’ont pas encore entrepris de digitalisation de leur organisation d’équipe. On a mené notre petite enquête.

Si le papier dans son format prospectus tend à disparaître, le papier comme support de communication interne est encore de rigueur. Le format est en effet encore très utilisé par les magasins en interne pour gérer les commandes, traiter les bordereaux de livraison ou remplir des formulaires fournisseurs. La dématérialisation attendra.

Pour la gestion des plannings des équipes, le papier est lui aussi toujours la norme. Beaucoup de managers interrogés nous ont confié utiliser encore le bon vieux tableur Excel qu’ils modifient chaque semaine selon leurs besoins : « on fonctionne toujours avec des petits papiers hebdomadaires qui sont disposés sur un tableau d’affichage 15 jours avant », commente d’ailleurs l’un d’eux.

Aussi, pour piloter les entrées/sorties des effectifs, la badgeuse/pointeuse est encore très répandue. Après une petite enquête menée auprès de 257 professionnels de la grande distribution, 46,9% des salariés utilisent un système de badgeuse/pointeuse au moment de l’embauche et de la débauche.

Pour faire face au défi de la gestion du personnel, le numérique est une solide réponse. Nous avons ainsi voulu en savoir plus sur les méthodes de gestion des plannings en grande distribution à l’heure du numérique.

La solution des plannings sur Excel très largement répandue en grande distribution

Le secteur de la grande distribution est un secteur qui ne connaît pas les horaires fixes de bureaux. Les horaires varient selon les besoins d’activités et les temps forts commerciaux. Il n’est pas rare que les semaines varient d’une semaine à l’autre : 60% des salariés nous ont confirmé que leurs horaires changeaient régulièrement chaque semaine.

En soi, cela n’a rien de problématique puisque les professionnels s’adaptent, sauf si les horaires sont modulés quelques jours avant : « cela arrive de faire des changements de dernière minute suite à des arrêts maladie par exemple ou des besoins de rendez-vous pas anticipés », explique d’ailleurs un employé. Il explique d’ailleurs que dans la majeure partie des cas, des ententes et bons arrangements sont effectués entre les équipes pour pallier aux besoins.

Alors oui, encore aujourd’hui, le numérique est encore peu répandu pour gérer les plannings : 60% des magasins affirment recourir au tableau Excel pour réaliser les plannings d’équipe, les imprimer sur papier et les distribuer en main propre. Une solution qui perd rapidement ses capacités dans les grosses structures, car non, Excel n’est pas un outil de communication.

À écouter les dires des employés du secteur, une transition est nécessaire : « c’est certain, avec le numérique, on peut s’attendre à plus de facilité et de rapidité », assure l’un d’eux. Nombreux nous ont même réclamé vouloir « plus de digital et arrêter le papier ». Même constat du côté des managers qui réclament « des outils pour gagner du temps ».

Des solutions digitales déjà adoptées par les magasins, comme Skello

Le numérique est une bonne nouvelle pour la grande distribution. Il pousse (enfin !) à la dématérialisation. Selon Eliott Guerin, responsable marketing de Skello, une solution de gestion de planning, « le numérique permet de faire l’économie de 20h par mois sur la saisie des plannings et la gestion du personnel ». Pas négligeable dans un secteur où le temps est compté.

C’est ce que nous a confirmé Sandrine Labadie, adhérente de l’ Intermarché d’Aiguillon, pour qui la dématérialisation des plannings est devenue une évidence pour piloter ses 40 salariés : « il faut s’adapter en fonction de leurs plannings scolaires, de leurs disponibilités. J’emploie également de temps à autre des personnels intérimaires et c’était trop compliqué à gérer sur tableur », confirme-t-elle. L’entreprise est depuis passée sur Skello pour la gestion des plannings : « nous avons choisi Skello pour son bon rapport qualité-prix. L’application est facile d’utilisation. Je peux l’utiliser partout, de mon bureau, de mon domicile, même de mon lieu de vacances ». Valeur ajoutée de la solution : il est possible de gérer les congés à l’avance et les salariés peuvent depuis l’application demander des absences.

Même témoignage de Fabien Fléchart, directeur d’un magasin Biocoop, qui a aussi choisi de dématérialiser ses plannings avec Skello : « avec notre solution numérique, toutes nos ressources sont partagées entre collègues : l’application sur smartphone permet à nos équipes de communiquer, de consulter et de poser leurs congés ! », commente le dirigeant. Comme précédemment, l’outil leur permet de gagner « de 5 à 7 heures par mois ».

Autre atout, Skello permet de centraliser des documents, des contrats, sans avoir systématiquement besoin de les imprimer.