La dématérialisation interne des documents papiers : pourquoi ce n’est pas SI simple d’y parvenir …

Le sujet de la dématérialisation au sens large touche tous les secteurs d’activité, publics et privés, et s’applique à tous les services, les métiers, redessinant tour à tour les habitudes de travail, redéfinissant les fonctions de chacun et modifiant définitivement les process de travail.

SI, en apparence, la dématérialisation possède des avantages que l’on ne présente plus - gain de temps pour les salariés, baisse de taux d’erreurs, économie, meilleure traçabilité -, pour le secteur de la grande distribution davantage soumis à la « paperasse » à outrance, la dématérialisation des documents, notamment en interne, n’est pas forcément simple et facile à mettre en oeuvre.

En effet, pour toutes les enseignes du secteur, entamer un projet de dématérialisation implique un travail de fond, de faire appel à l’intelligence artificielle, d’opter pour des solutions digitales développées par des entreprises et des startups spécialisées dans la mise en place de technologies adaptées au secteur, et qui soient à la fois efficaces, pérennes et bénéfiques pour les salariés.

Pour toutes ces raisons, le sujet n’est pas SI simple à mettre en place, surtout quand la législation l’impose aux entreprises appliquant la TVA.

Voici quelques conseils pour bien réussir son projet de dématérialisation et réussir le pari du 100 % digital.

Dématérialiser oui, mais concrètement comment ça se passe ?

Réduction des coûts liés à la main d’oeuvre, gain de temps dans le traitement des tâches lourdes, automatisation des factures fournisseurs, renforcement de la sécurité documentaire, mise en conformité avec la législation, baisse de l’impact écologique et des charges, la dématérialisation des documents en interne présente des avantages connus de toutes les entreprises françaises, et encore plus des enseignes du secteur de la grande distribution pour lesquelles le volume de traitement des documents est plus important qu’ailleurs.

Les chiffres parlent d’ailleurs d’eux-mêmes : dématérialiser une simple facture fournisseur, c’est réduire son coût de traitement de 91%, raccourcir son temps de traitement de 46% et limiter les retards de paiement (baisse de 12%). (Source)

Outre ces avantages économiques, la dématérialisation du papier en interne aide les enseignes de la grande distribution à répondre à un autre enjeu de taille qui est au coeur de leurs préoccupations : celui d’améliorer les conditions de travail des salariés connues pour être difficiles.

« Le volume des documents gérés par les entreprises augmente de 40% par an et il faut en moyenne 18 minutes à un collaborateur pour retrouver un document », explique de directeur d'hypermarché E.Leclerc qui a souhaité rester anonyme.

Déléguer les tâches administratives lourdes et répétitives à des machines automatisées revalorise directement les missions des salariés et leur libère du temps pour d’autres actions plus stratégiques et centrales, comme la relation client, nerf de la guerre des enseignes quelles qu’elles soient.

C’est par exemple le cas de l’enseigne Leclerc, qui a adopté récemment une solution « qui permet de classifier les documents sans avoir à y apposer d’étiquette ou avoir recours à une action humaine. La solution est fondée sur de l’IA. Elle sait reconnaître une typologie de document et la classifier au bon endroit », explique l’adhérent d’un magasin E.Leclerc.

Du fait de cette revalorisation des tâches, les salariés se sentent mieux dans leur travail, sont moins « pressurisés » ou tenus responsables d’une erreur de saisie, ce qui permet à l’enseigne de développer sa marque employeur et de voir son turn over baisser.

Le développement de nouveaux créneaux de distribution est également rendu possible grâce à une relation client totalement maitrisée et suivie à chaque étape.

Les limites et freins d’un projet de démat’ en interne : durée, sécurité, accompagnement, formation…

Comme rien n’est jamais simple lorsqu’il s’agit de remanier des process, des hommes, des habitudes de travail, il convient de réfléchir le projet de dématérialisation en termes de limites à dépasser, de freins à lever.

En effet, la dématérialisation est un projet au long court qui se prépare à l’avance.

On ne remet pas des années d’organisation au rebut, si facilement.

Il s’agit d’un processus de grand changement qui nécessite une organisation et une mise en oeuvre méticuleuse si l’on veut profiter des avantages réels évoqués.

« Pour tout vous dire, aujourd’hui, nous travaillons encore « à l’ancienne » et nos comptables passent toujours du temps à chercher des factures dans des cartons... En 2022, ce n’est plus possible de fonctionner de la sorte. On sait que c’est en train de bouger et il y a de réels efforts accomplis, mais il nous faut encore 2 ans, je pense, pour mettre les choses en place », explique ici une adhérente E.Leclerc.

L’un des autres freins à la dématérialisation concerne la sécurité des données. Quel que soit le support utilisé, le risque de perte des documents numérisés et de fraude est bien réel.

Virus, piratage, la sécurisation du réseau informatique est très importante, avec la mise en place de Système d’Archivage Électronique et de logiciels de protection.

L’objectif est clair : mieux lutter contre la fraude à la TVA, première recette de l’État »

La France s’est engagée elle aussi à prendre cette voie (cf. article 153 de la loi de finance 2020) et à rendre la facture électronique obligatoire pour tous dès 2024.

Il faudra garder en tête que l’adoption de nouvelles pratiques implique d’informer et de former les salariés en interne;

L’expert, l’entreprise ou la start-up que vous choisirez pour entamer votre projet de dématérialisation devra vous proposer un accompagnement dans la durée pour évangeliser les salariés, leur faire adopter de nouvelles pratiques de travail, de nouveaux outils et process de façon fluide et bienveillante.

Conseils pour réussir son projet de dématérialisation : méthode et accompagnement, solutions technologiques

Entamer un projet de démat’ signifie aussi choisir une méthode d’accompagnement efficace. Il en existe de nombreuses, telles que la méthode PDCA qui signifie « Plan Do Check Act », en français « Planifier, Déployer, Contrôler, Agir ».

Ces quatre phases forment un cycle vertueux appelé « Roue de Deming ». Cette méthode fournit un cadre ajustable selon le contexte plutôt qu’une méthode précise et est suffisamment flexible pour s’appliquer à toutes les fonctions de l’entreprise (ressources humaines, gestion de la relation client, logistique, marketing, etc.).

Cette méthode fait partie de ce qu’on appelle aujourd’hui le lean management.

La question de la participation des salariés au projet de dématérialisation est également cruciale.

Après avoir précisé les besoins et les objectifs, il sera nécessaire de questionner les collaborateurs pour les impliquer, d’une part, et pour s’assurer que les solutions digitales choisies répondent à des besoins réels, d’autre part.

Ces questions concernent principalement les documents et processus à dématérialiser en priortié, les objectifs à atteindre, les indicateurs pour mesurer les objectifs, les activités et services touchés par les changements, etc.

Cette approche participative sera bénéfique lorsqu’il s’agira d’accompagner les changements liés à la mise en place des nouvelles bonnes pratiques de manipulation et de traitement des documents dématérialisés.

Enfin, la dématérialisation des documents est progressive et permet d’éviter le bouleversement soudain des habitudes de travail, qui engendrerait un rejet du projet à tous les niveaux de l’enseigne.

Cela implique de bien choisir son interlocuteur et ses solutions technologiques, de se faire accompanger par une entreprise / start-up qui connaisse les enjeux du secteur de la grande distribution.